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Software-Tipps - Office

In meinen Software-Tipps werden Einzelheiten beschrieben, die Ihnen bei der täglichen Arbeit mit Microsoft Office helfen.

Tipp Juli 2017
Großes scharfes s in Word
Seit 29. Juni 2017 gibt es einen neuen Buchstaben in der deutschen Sprache, das große scharfe s bzw. Eszett.
Es gibt auf der Tastatur keine Taste dafür, mit besonderen Tastenkombinationen können Sie es jedoch in Word und Outlook und über Umwege auch in Excel und PowerPoint einfügen.

Tipp Juni 2017
Hilfe bei verschwundenem Menüband
Seit Microsoft Office 2007 gibt es breite Leisten für Symbole. Zuerst wurden
sie Multifunktionsleisten genannt, ab Office 2010 heißen sie Menübänder.
Es kann von Zeit zu Zeit passieren, dass ein Menüband verschwindet.
Sie können verschwundene Menübänder ganz schnell wieder anzeigen.

Tipp Juli 2016
Doppelseitiges Drucken in Microsoft Office
Manche Drucker können ein Blatt beidseitig bedrucken. Besonders bei langen Texten in Word kann auf diese Art viel Papier gespart werden.
In Excel wählen Sie bitte zuerst aus, wie Sie die Seiten sortieren wollen.

Tipp Juni 2016
Trennen in Microsoft Office
Wörter werden in Microsoft Word, Excel und PowerPoint unterschiedlich
getrennt.

Tipp März 2016
Kontrast für Grafiken in Microsoft Office
Grafiken, Bilder oder Screenshots haben in Dateien in Microsoft Office
manchmal zu wenig Kontrast. Das können Sie ändern.

Tipp Dezember 2015
In Microsoft Office können Sie mithilfe von Formen zeichnen. Besonders gut
geht es in PowerPoint, es ist aber auch in Word und Excel möglich.
Gezeichnete Grafiken sind einmalig und nur von Ihnen urheberrechtlich
geschützt.

Tipp Januar 2015
Verschieben und Kopieren von E-Mails in Outlook
In Outlook können E-Mails ganz leicht und auf verschiedene Arten verschoben
werden. Das ist z. B. erforderlich, wenn markierte E-Mails in selbst
erstellte Outlook-Ordner abgelegt werden sollen – oder in das Ordnersystem
im Windows Explorer.

Tipp November 2014
Informationen in Microsoft Office
In allen Dateien, die mit Microsoft Office erstellt werden, sind viele
Informationen enthalten: Angaben zum Verfasser und Unternehmen, Kommentare,
Überarbeitungsinformationen usw. Diese können angesehen, geändert und
gelöscht werden.

Tipp Oktober 2014
Grafiken zuschneiden in Microsoft Office
Auch ohne Bildbearbeitungsprogramm können in den Programmen Word, PowerPoint
und Excel Grafiken zugeschnitten werden.

Tipp Juli 2014
Symbolleiste für den Schnellzugriff füllen
In Microsoft Office 2007, 2010 und 2013 fehlen auf dem ersten Blick in den Menübändern einige Symbole, die man als Anwender so gerne in den Vorgängerversionen benutzte.
Diese "nicht im Menüband enthaltenen Befehle" können ganz leicht in die Symbolleiste für den Schnellzugriff eingefügt werden. Hier folgen ein paar Hinweise, welche Symbole sich gut dafür eignen.

Tipp März 2014
Speichern und Öffnen in Microsoft Office 2013
Microsoft Office 2013 ist zum Speichern in der Cloud optimiert. Wenn Sie jedoch auf der Festplatte Ihres Computers oder auf einem Unternehmensnetzwerk speichern wollen, sind mehrere Klicks erforderlich.
Schneller geht es mit Tastenkombinationen.

Tipp November 2013
Weiterarbeiten in Microsoft Office
Wenn Sie eine Excelmappe schließen und wieder öffnen, sehen Sie sofort, wo Sie weiterarbeiten sollen: immer noch ist die Zelle oder sind die Zellen markiert, die Sie beim Schließen bearbeitet haben. In Word und PowerPoint ist das nicht so einfach.

Tipp Juni 2013
Auswahl und Markieren in Microsoft Office
Ein Wort, ein Satz, eine Zelle, ein Textfeld oder ein anderer Bereich muss in den Programmen Microsoft Word, Excel und PowerPoint auf eine bestimmte Art gekennzeichnet werden, erst dann ist Formatieren, Kopieren usw. möglich. Diese Kennzeichnung heißt neuerdings öfters Auswahl, weiterhin jedoch auch noch Markierung – wie früher.

Tipp Mai 2013
Datum in Microsoft Office
Microsoft Office kann das Systemdatum, das im Computer eingestellt ist, z. B. in der Kopf- und Fußzeile ausgeben. In Excel, in Word und Outlook sowiePowerPoint gibt es auch praktische Tastenkombinationen, um schnell das Datum in eine Zelle einzufügen oder im Text oder in ein Textfeld.

Tipp Juni 2012
Snipping Tool und Screenshot:
Um Teile des Bildschirms abzuphotographieren gibt es in Windows 7 das Snipping Tool und in den Office-Programmen den Screenshot. Auch die Taste Druck hilft beim Photographieren

Tipp November 2011
Scrollrad in Microsoft Office:
Mit dem Scrollrand an der Maus können Sie die Ansicht am Bildschirm ändern – oder das Menüband wechseln. Das Scrollrad in Kombination mit der Taste Strg vergrößert und verkleinert den Zoom, und wenn Sie das Scrollrad drücken, passiert eine Überraschung.

Tipp Oktober 2011
Zaubertaste Strg in Microsoft Office:
Mit der Taste Strg und jeweils einer weiteren Taste können Sie sich schnell in einer Datei bewegen, kopieren, ausschneiden und einfügen, die Einfügeoptionen bei Office 2010 aufrufen, Befehle rückgängig machen, wiederherstellen und wiederholen sowie in einer Tabelle einen Tabstopp setzen.

Tipp September 2011
Doppelklick in Microsoft Office:
Mit Doppelklick in Word können Sie ganz schnell Dialogfelder aufrufen, z. B. mit Doppelklick auf die Titelleiste oder auf das Menüband. Der Doppelklick auf den Teiler rechts über der Bildlaufleiste teilt das Fenster in Word und in Excel.

Tipp Mai 2011
Grafiken in Office komprimieren:
In Word und PowerPoint (und in Excel und Outlook) können Grafiken komprimiert werden, um nicht zu viel Speicherplatz zu benötigen.

Tipp März 2011
Backstage in Office 2010:
In der Backstage – im Raum hinter der Bühne – können Sie Informationen zu Ihrer Datei abrufen, die Datei speichern, schließen, öffnen oder neu erstellen sowie drucken. Hier stellen Sie ein, wie schnell Sie in Zukunft auf eine Datei zugreifen wollen.

Tipp November 2010
Überraschungen in Microsoft Office:
In Word und Excel werden je nach Version die Befehle unterschiedlich definiert. In diesem Tipp werden der Seitenrand und das Einfrieren bzw. Fixieren der Fenster beschrieben.

Tipp Oktober 2010
Zeichnungsraster in Microsoft Office:
Damit Grafiken in Word und PowerPoint millimetergenau bewegt können, sollten die Rastereinstellungen geändert werden.

Tipp September 2010
Die Escape-Taste in Microsoft Office:
Die Taste Esc hilft oft, wenn keine Klick mehr möglich ist oder wenn keine Taste mehr reagiert. Durch Drücken der Taste Esc verschwinden auch unerwünschte Dialogfelder, die Minisymbolleiste sowie Buchstaben und Zahlen auf dem Menüband.

Tipp Juli 2010
Doppelschaltflächen in Microsoft Office:
In Microsoft Office gibt es viele Schaltflächen, die auf zwei Arten angeklickt werden können und dadurch unterschiedliche Befehle ausführen: Einfügen, Formel, Seriendruckfeld einfügen, PivotTable, neue Folie, Rechtschreibung.

Tipp April 2010
Ansichten in Windows sowie Microsoft Office:
In Windows 7 und Office 2007/2010 können bei der Ansicht der Fenster viele Spielereien eingestellt werden wie z. B. Transparenz und dunkler Hintergrund mit heller Schrift. Manche Ansichten beeinträchtigen die Lesbarkeit.

Tipp August 2008
Speichern und Archivieren im PDF-Format in Office
Word kann neuerdings Dateien auch im Format PDF speichern und im Format PDF/A nach ISO 19005-1 (2005) archivieren.

Tipp Februar 2008
Praktische Tastenkürzel in Microsoft Office
Mit Tastenkürzeln können viele Klicks gespart werden. So ist Drucken der ganzen Datei mit dem Standard-Drucker schnell möglich, so kann schnell der Befehl "Speichern unter..." gegeben werden usw.

Tipp Januar 2007
Farben für Grafiken in Office
Grafiken, z. B. Formen/AutoFormen in Microsoft Office können auf vielfältige Weise farbig gefüllt werden.

Tipp Dezember 2006
Löschen in Microsoft Office
Nicht nur mit der Taste Backspace und der Taste Entf können Sie in Word, Excel und PowerPoint löschen. Unter bestimmten Voraussetzungen, besonders bei älteren Programmversionen, löscht auch die Einfg-Taste. Markierter Text kann meist mit jeder Taste gelöscht werden.

Tipp Juli 2006
Benutzername in Microsoft Office
Der Benutzername sollte richtig eingegeben sein, damit er bei Kommentaren in Excel und Word und beim Nachverfolgen von Änderungen in Word richtig erscheint.

Tipp November 2002
Verknüpfungen zwischen Microsoft Office-Anwendungen
Ein Original-Diagramm oder eine Original-Tabelle aus Excel können Sie in andere Programme einfügen. Nur das eingefügte Original wird anschließend geändert. Die Verknüpfung in PowerPoint und Word wird beim Öffnen der Datei und nach Änderungen nur aktualisiert.

Tipp Oktober 2002
DM und Euro in Microsoft Office
Bei Microsoft Excel können Sie weiterhin mit DM und zusätzlich mit Euro arbeiten.

Tipp September 2002
Zusammenarbeit in Microsoft Office
So arbeiten die Microsoft Office-Anwendungen zusammen: Sie können in Word eine PowerPoint-Präsentation entwerfen und dann an PowerPoint versenden, Sie können in Excel ein Diagramm erstellen und dann in PowerPoint einfügen, Sie können in Word eine Tabelle erstellen und dann in Excel einfügen.

Maria Fähndrich • Stuttgart • info[at]edv-mf.de   •   Technik: PhiloPhax